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Gammel Group
 
 
 

 

ConnAct bei der Gammel Group
Anwenderbericht

 

Das Unternehmen

Die Gammel Group wurde im Jahr 1987 durch Herrn Michael Gammel als Ingenieurbüro Michael Gammel GmbH gegründet.

Der Firmensitz ist in Abensberg bei Regensburg. Das Ingenieurbüro ist spezialisiert auf die Gesamtplanung mit Schwerpunkt im Bereich Anlagen-, Versorgungs- und Elektrotechnik sowie Consulting und Beratung im Energie- und Umweltbereich. Realisiert werden Bauvorhaben u.a. für Industriebauten, Krankenhäuser, Heizkraftanlagen, Wohnbauten oder öffentliche Bauten.

Zu den Kunden gehören z.B. die AUDI AG, BMW AG, INFINEON AG, WACKER CHEMIE GmbH. Im Jahre 2000 wurde die Gammel Group als eines der TOP Unternehmen vom Bundesministerium für Wirtschaft und Innovation ausgezeichnet. Derzeit sind über 100 Mitarbeiter in der Gammel Group beschäftigt.

 

Persönliches Statement Michael Gammel

 

Die Einführung des Erfolgsfaktors Knowledge Management in unserer Unternehmensgruppe hat uns eine neue Dimension in der Projektarbeit ermöglicht. Die Arbeitsplattform der ConnAct AG ist mittlerweile aus allen Kreativ- und Routinetätigkeiten in unserem Unternehmen nicht mehr wegzudenken. Vielschichtige Vorteile des Knowledge Managements sind für alle Mitarbeiter in unserer Unternehmensgruppe deutlich.

Das Arbeiten im Team wird hervorragend unterstützt. Der Projektleiter erzeugt eine eindeutige Struktur innerhalb der Projektplattform und hat dadurch sein Projekt im Griff. Die Verantwortung innerhalb des Teams ist eindeutig definiert. Neue Freiräume für die Kreativität der Kopfarbeiter sind durch das System entstanden.

Das Firmenwissen bei Routinetätigkeiten haben wir gemeinsam in Workflows umgesetzt. Dadurch haben wir mehr Zeit für interessante, kreative Ingenieurleistungen gewonnen. Die Durchgängigkeit des Knowledge Management Systems über alle Tätigkeitsbereiche im Unternehmen hat die Arbeitsplatzergonomie und damit die Zufriedenheit der Mitarbeiter wesentlich erhöht. Projekterfolg ist kein Zufall.

Auch in wirtschaftlich herausforderten Zeiten können wir auf eine überaus positive Entwicklung blicken. Knowledge Management ist eine unabdingbare Voraussetzung für unseren Erfolg!“ Michael Gammel, geschäftsführender Gesellschafter der Gammel Group.

 

Die Ausgangsbasis

 

Ausgangsbasis für die Einführung eines Knowledge Management Systems war der Gedanke, dass der Umgang mit dem Produktionsfaktor Wissen in keiner Weise der Wertigkeit in modernen, innovativen Unternehmen entspricht. Neben den Human Resources ist Wissen der maßgebliche Erfolgsfaktor – vor allem für Dienstleistungsunternehmen.Da stellt sich die Frage: “Würden Führungskräfte mit dem Kapital des Unternehmens so umgehen wie mit Wissen?“ Das würde bedeuten, die Finanzmittel örtlich verstreut auf dem gesamten Firmengelände und über alle Standorte unter nicht kontrollierter Verantwortung den verschiedensten Mitarbeitern zu überlassen in der Hoffnung, das Geld dann zu finden, wenn es wieder benötigt wird?Oder würden Manager Grundstücke, Produktionsgebäude und Maschinen ohne jegliche Dokumentation, Wartung und Pflege einfach sich selbst überlassen in dem blinden Glauben, dass alles bei Bedarf zur Verfügung steht und dann voll funktionsfähig und auf dem aktuellen Stand ist? Wohl kaum, denn wir wissen, dass Ordnung in erfolgsrelevanten Bereichen die Voraussetzung für das Funktionieren jedes Unternehmens ist.

Mit dem vielgepriesenen Erfolgsfaktor Wissen sieht dies jedoch ganz anders aus.Auf Grund fehlender Strukturen gehen Unternehmen große Risiken im Bezug auf die Sicherheit von Informationen ein. Es werden immense Kosten durch den kontinuierlichen Verlust von Unternehmenswissen in Kauf genommen. "Wenn Siemens wüsste, was Siemens weiß" ist kein spezifisches Problem, sondern durchgängig Praxis in den Unternehmen. Dies macht uns auch das Ergebnis einer Untersuchung der Delphi Consult Group deutlich - der Großteil (80% bis 90%) des Wissens ist unstrukturiert, nicht wieder auffindbar und damit wertlos für das Unternehmen.

 

Die praktische Umsetzung

 

Die Anforderungen an ein Knowledge Management System in der Praxis sind vielfältig. Wichtig war uns eine sichere und innovative Plattform. Diese Entscheidung war nach den intensiven Recherchen eindeutig. Für uns kam nur Lotus Notes als Basis in Frage. Dies hat letztes Jahr auch die Meta Group in einer Studie über Knowledge Management Systeme bestätigt.Weitere wichtige Voraussetzungen für eine Lösung ist die Integration bzw. sogar Ablösung bestehender Systeme, die Lösungsorientierung und der methodische und praktische Ansatz.

Wenn diese Punkte abgedeckt werden sind noch die Mitarbeiter einzubinden. Hierbei ist es wichtig, dass sowohl Top Down als auch Bottom Up eine Unterstützung und Identifizierung sichergestellt ist.

Im Alltag kommen dann weiter Aufgaben hinzu. Dies beginnt bei der Administration. Um diese schnell und praxisnah erledigen zu können, muss eine Rollenfunktionalität vorhanden sein. So muss nicht in jedem Projekt eine neue Struktur aufgebaut werden. Wir übernehmen diese aus einem anderen Projekt und tauschen die Mitarbeiter aus. Jedes Projekt und jede Aufgabe hat immer einen Verantwortlichen und eine Stellvertreter. Dies hilft im Alltag die Zuständigkeiten und Prozesse sicherzustellen.

Nehmen wir ein ganz einfaches Beispiel. Der Urlaubsantrag wird bei uns papierlos - wie fast alles - abgewickelt. Der Mitarbeiter füllt das entsprechende Online Formular aus. Zusätzlich vermerkt er in welchem Zeitraum alle Memos, Aufgaben oder Termine an den Stellvertreter (den auch jeder einzelne Mitarbeiter hat) weitergeleitet werden sollen. Der Vorgesetzte genehmigt mit digitaler Unterschrift diesen Antrag und alle Beteiligten werden automatisch informiert. Im Regelfall ist es so, dass in jedem Projekt und für verschiedene Aufgaben verschiedenen Stellvertreter notwendig sind. Das System erkennt nun von selbst, wer in welchem Projekt und welcher Funktion informiert werden muss. Alleine durch solche scheinbar einfachen Aufgaben, wurde die Abwicklung und Information von 1 bis 2 Stunden auf wenige Minuten je Antrag reduziert. Bei 300 Urlaubsanträgen im Jahr haben wir 500 Stunden mehr Zeit für produktive Arbeit zur Verfügung. Solche praktischen Ansätze stehen natürlich in allen Bereichen der täglichen Aufgaben allen Mitarbeitern zur Verfügung.Neben den Rollenfunktionalitäten ist die Autorisierung (digitale Unterschrift) ein elementarer Baustein in unserem Knowledge Management System. Alle in einem Projekt oder im Unternehmen erzeugten „Wissensbausteinen“ werden damit in die Unternehmensstruktur eingebunden. Zu den Wissensbausteinen gehören alle verfügbaren Informationen. Dies beginnt bei eMail, Fax, Brief (sowohl Posteingang, als auch Postausgang), geht über Adressen, Memos, Besprechungen, Aufgaben, Termine bis hin zur Verwaltung von Plänen, Zeichnungen und Photos. Jeder einzelne Baustein wird mit zusätzlichen Informationen versehen. Dies ist z.b. das Projekt, die zugehörige Projektphase, die Funktion oder der Standort in der Unternehmens- und Projektstruktur. Mit diesen Informationen ist es möglich ein dreidimensionales Wissensmodell des Projektes zu erstellen und alle Angaben im benötigten Zusammenhang zugänglich zu machen. So können alle Informationen zu einem Vorgang, alle Aufgaben und Termine zu einem Projekt und unzählige weitere Blickwinkel abgerufen werden.Durch diese Integration haben wir heute ein nahezu papierloses Büro. Wobei uns ein praktische und pragmatische 80% Lösung lieber ist, als eine nicht bedienbare und praxisfremde 100% Lösung. Ausgehende Dokumente wie eMail und eFax werden sofort elektronisch verarbeitet. Eingehende Faxe laufen über einen Faxserver ein und werden über OCR Texterkennung gescannt und sofort dem Bearbeiter digital zur Verfügung gestellt. Analog werden Briefe gescannt und bearbeitet. So können eingehende Unterlagen sofort allen Projektbeteiligten zur Verfügung gestellt werden. Es müssen keine vier Kopien eines Dokumentes mehr erstellt und verteilt werden. Da auch alle Niederlassungen und am Projekt beteiligte Unternehmen über das Knowledge Management System vernetzt sind, ist die zeitliche und räumliche Trennung praktisch nicht mehr vorhanden.Um die Informationsflut zu reduzieren ist von jedem Wissensbaustein immer nur eine Variante im Umlauf, mit der alle Bearbeiter verknüpft sind. So ist sicher gestellt, dass alle auf einem einheitlichen Wissenstand sind. Stellen Sie sich vor, Sie führen mit 5 Leuten eine Diskussion über eMail. Wenn jeder 5x antwortet, haben Sie bereits 50 eMails mit 50 verschiedenen Informationsständen. Wenn jetzt noch die Diskussionspartner untereinander sich abstimmen, erzeugen Sie für eine einzige Diskussion 200 und mehr eMails. Das ist praktisch nicht mehr zu steuern. Wenn jetzt wie in unserem Fall, jeder auf denselben Wissensbaustein zugreift und seine Meinung beigibt, haben alle Beteiligten den gleichen Wissensstand und die Informationsflut reduziert sich auf 1 Dokument.Zur Abrundung des Knowledge Management Systems haben wir auch noch unser Infoboard, die Bücherei und Zeitschriften, unser QM System und vieles wichtiges mehr integriert. Über die immer verfügbare Volltextrecherche (auch über Dokumentanhänge) haben wir unser Unternehmen immer im Griff.

 

Die positiven Auswirkungen

 

Die Einführung eines Knowledge Management Systems ist keine einmalige Investition, sondern ein ständig laufender und zu optimierender Prozess im Unternehmen. Deshalb sind die Auswirkungen und natürlich auch die finanziellen Vorteile mit in die Überlegungen einzubeziehen.

Gerade als Dienstleister ist es unser Ziel konstant und abgesichert aus eigenen Mitteln zu wachsen.Nach nunmehr vier Jahren praktischen Einsatzes der Lösung von ConnAct können wir feststellen, dass wir in erster Linie tatsächlich einen enorme Zeit- und Kostenersparnis erzielt haben. In Zahlen ist dies relativ schwer auszudrücken. Heute erwirtschaften wir 100% mehr Umsatz und haben im gleichen Zeitraum das Personal nur um 70% erhöht. Die Prozesse im Unternehmen sind klar und für jeden nachvollziehbar gegliedert. So gehrt die Einarbeitung neuer Mitarbeiter effektiver und schneller vor sich.

Verlässt ein Mitarbeiter das Unternehmen ist auch dieser Verlust schneller und leichter zu überbrücken. Früher war es eine mittlere Katastrophe, wenn ein Projektleiter während der Abwicklung fortging. Heute schaffen wir es den Nachfolger im Projekt innerhalb von 7 Tagen voll in die Abwicklung integriert zu haben.

Die Zufriedenheit der Kunden nimmt zu, was sich in vielen Empfehlungen messen lässt. Die Qualität der angebotenen Leistungen ist bei gleichem Einsatz von Ressourcen gesteigert worden.Schon Benjamin Franklin bemerkte seinerzeit richtig: „Eine Investition in Wissen bringt noch immer die besten Zinsen.“

 

 


 
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